Badan Karantina Pertanian (Barantan), Kementerian Pertanian memusnahkan 515,678 dokumen tak bernilai guna dengan cara dibakar untuk melakukan efisiensi kearsipan.
BEKASI, Jurnas.com - Badan Karantina Pertanian (Barantan), Kementerian Pertanian memusnahkan 515,678 dokumen tak bernilai guna dengan cara dibakar untuk melakukan efisiensi kearsipan.
Secara rinci sebanyak 2,719 dokumen dari Kantor Pusat Barantan, dan 176,360 dokumen berasal dari unit pelaksana teknis Karantina Pertanian Denpasar, Tarakan, Ende, dan Yogyakarta.
Selebihnya, sebanyak 336,599 dokumen berasal unit pelaksana teknis Surabaya, Tanjung Priok, Belawan, Batam, Medan, Kendari, Aceh, Bengkulu, dan Tanjung Balai Karimun.
Kepala Bagian Umum, Akhmad Subhkan mengatakan, seluruh dokumen yang dimusnahkan telah melalui proses pemeriksaan oleh para pejabat fungsional arsiparis di Barantan.
"Seperti makhluk hidup, arsip juga memiliki daur hidup dimulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan," kata Subhkan mewakili Sekretaris Barantan di Gedung Arsip Karantina Pertanian, Jati Asih, Bekasi, Kamis (13/1).
Subkhan menyebutkan arsip yang dimusnahkan terdiri dari dokumen korespondesi, dokumen kepegawaian, dokumen keuangan dan dokumen pelepasan domestik antar area, ekspor dan impor karantina hewan dan karantina tumbuhan periode tahun 2008-2015.
Koordinator Tumbuhan Benih Abdul Rahman, yang turut hadir secara daring menjelaskan, arsip merupakan hal penting untuk dipelihara tetapi arsip yang tidak bernilai guna dan sudah tidak ada esensinya harus dimusnahkan.
"Terima kasih kepada pada pembina arsiparis di Sekretariat Jendral Kementerian yang sudah membina kearsipan di Karantina Pertanian, kedepan diharapkan para arsiparis Karantina Pertanain semakin bagus dan handal," kata Abdul Rahman.
Di setiap unit pelaksana teknis karantina pertanian, kearsipan harus betul betuk disimpan dan diarsipkan sesuai tata kearsipan yg baik, sehingga pada saat membutuhkan arsip untuk pemeriksaan tidak sulit menemukannya, katanya lagi.
Subkoordinator Kearsipan, Sekretariat Jenderal Kementan, Eko Nugorho menyatakan apresiasinya kepada Karantina Pertanian. Pada pemusnahan tahap 3 ini dari 525.924 dokumen yang diajukan ke ANRI sebanyak 515.728 atau 90 persen adalah pengajuan dari Karantina Pertanian.
"Luar biasa kami sampaikan apresisiasi tak terhingga untuk UPT karantina pertanian yang telah mensuport jalannya kearsipan sehingga arsip yang sudah tidak bernilai guna bisa dimusnahkan tepat pada waktunya," kata Eko
Eko menambahkan, tahun 2022 untuk meningkatkan intensitas dan kuantitas pemusnahan arsip, Unit kearsipan 1 mentargetkan 4 kali pemusnahan. ANRI membatasi pengajuan dibatasi sampai September. Karenanya Januari hingga Desember mengajukan pengajuan pemusnahan setiap 2 bulan sekali.
"Silakan menyiapkan arsip dan dibuat daftar arsip yang mendekati retensi untuk dimusnahkan. Mohon lebih lengkap dalam uraian penulisan jenis arsip sehingga tim penilai di unit kearsipan 1 lebih mudah dalam menilai arsip yg akan dimusnahkan dan tidak banyak catatan dr ANRI,” jelas Eko
"Kedepan di era 4.0 penyelenggaraan kearsipan sudah mulai dilakukan secara digital. Mau tidak mau pengelola kearsipan harus adaptif dengan teknologi inovasi yang berkembang," jelas Eko.
Eko mengatakan, Kementan sedang mempersiapkan pengarsipan secara digital sehingga arsip arsip menjadi satu big data, memudahkan untuk trakcing informasi.
KEYWORD :Barantan Kementerian Pertanian Dokumen Tak Bernilai Guna
